Llevo mucho tiempo puesto en temas de gestión de proyectos y procesos. Desde el momento en el que aportas una herramienta para la comunicación entre personas existen básicamente tres resultados que os paso a comentar:

  • La gente se entusiasma durante un período y luego la herramienta cae inevitablemente en el olvido.
  • La herramienta cae en el olvido inmediatamente.
  • Con mucho esfuerzo la herramienta viene a quedarse.

¿Cómo se llegan a estos resultados? Pues las vías por las que esto viene a quedarse lo identifico en varios grupos.

El primer grupo es aquel que tiene una abierta resistencia al cambio: son aquellos que ven en la herramienta a un enemigo feroz y pese a ser una buena herramienta siempre están sacando defectos a esta (y algunas seguramente bastante ciertas). El lema es: yo siempre lo he hecho así.

Otro grupo que tiene una resistencia al cambio pero no lo demuestra en un primer momento: están encantados con nuevas herramientas porque entienden que mejorará varias cosas, pero a la hora de utilizarlas empiezan de nuevo todos los problemas. El lema es: me gusta estar abierto a los cambios pero no demasiado.

Estos no son los grupos más abundantes pero sí los que generan más problemas.

¿Y la organización?

La organización que fracasa en este tipo de implantaciones suele caracterizarse por varias cosas:

  • La elección de la herramienta es gestionada por el equipo directivo y no por quien lo va a usar realmente.
  • La integración dentro del proyecto es forzada y no resulta una ayuda eficaz.
  • La integración en el proceso no es percibida como necesaria y la integración a la estrategia de la organización queda en el más absoluto de los misterios.
  • Realmente la herramienta no aporta nada más que un esfuerzo extra.

Así pues no es difícil ver organizaciones en las que usan el programa Trello y al final acaba siendo una herramienta huérfana con un montón de tareas colgadas sin ningún tipo de sentido. O una herramienta tan fantástica como Slack acabe siendo el chat de cuatro personas que quedan para tomar un café.

¿Cuál es la solución?

Teniendo en cuenta que no hay una solución perfecta para ningún caso, yo abogo por las siguientes cuestiones:

  • Informar a todos los miembros del equipo previa selección de una herramienta. Informemos por qué es importante para la organización adoptar una herramienta que haga cierta cosa. Informemos de la estrategia que subyace. Ni que decir tiene que si no hay un previo estudio acerca de cómo se alinea eso con nuestras estrategias y tácticas no vale la pena adoptar ninguna herramienta por muy útil que sea.
  • Que la herramienta venga a solucionar un problema, pero sobretodo, hacer parte del proceso de la organización dicha herramienta: de alguna forma tenemos que dirigir su uso inevitable para que cualquier miembro aprecie la diferencia entre hacerlo y no hacerlo.
  • Es muy importante que los influencers de la organización transmitan la necesidad de utilizar dicha herramienta.
  • Todavía es más importante tener un consenso entre todas las personas y realizar algún taller de feedback necesario para que no se tenga la sensación de trabajar en vano.

Así, el enfoque no debería ser: vamos a utilizar esa herramienta a ver qué tal, si no que un estudio pormenorizado de esta y el por qué soluciona algunos puntos clave de la estrategia de la organización, con una participación activa de todo el mundo en dicha toma de decisión, lo que se llama transparencia.

Más que una formación lo importante es llegar a ver por qué es mejor usar un Trello un Excel o la propia memoria, o por qué es más interesante comunicarse vía Slack que vía WhatsApp o viva voz. Empoderar al trabajador y hacerlo partícipe de una decisión también lo motiva a seguir adelante en lugar de poner trabas, por otra parte muy humanas, al proceso.

Las adopciones forzosas no son una buena idea.

¿Ha sido útil esta entrada?

Puntúala

Promedio de puntuación 0 / 5. Recuento de votos: 0

Todavía no hay votos, sé el primero.