¿Qué es exactamente el Lean Thinking y por qué debería interesarme como ONG?

Esta filosofía empresarial se remonta al siglo pasado cuando Toyota incorporó ciertas reformas en las líneas de producción de coches.

Lean no es una herramienta ni una metodología: es una filosofía de trabajo. De ella se desprenden las metodologías ágiles actuales y partir de ella se realiza una optimización de procesos y productos empresariales. No hablamos solo de producto o servicio, hablamos de procesos y cuáles son aquellos que nos hacen no ser óptimos: imaginemos el proceso de recepción de llamadas.

Habitualmente un actor/actriz que recoge una llamada la pasa al departamento correspondiente y el actor/actriz del departamento designado asigna la tarea derivada a otro actor/actriz. ¿Sería posible que este proceso fuera mejorado? ¿Siempre se asignan bien las llamadas al departamento? ¿Qué pasa cuando una llamada no está bien asignada? ¿Tenemos un proceso bien definido al respecto? Y lo que es más importante, ¿aprendemos de nuestros errores?

Lo que en Lean se llama desperdicio son los excesos que intervienen en los procesos y no el valor añadido. La automatización de procesos resultó fundamental para tratar de mejorar la eficiencia del producto en Toyota. Por lo que debemos medir en todos los nodos de nuestro proceso para poder identificar este desperdicio.

Así pues, según Lean, debemos centrarnos en nuestro valor añadido y eliminar el desperdicio.

La parte más importante de la filosofía Lean es, entonces, que nos enfocamos en un sistema de mejora contínua, donde la propia filosofía nos brinda un ciclo a través del cual podemos ir mejorando paulatinamente nuestros procesos hasta llegar a un sistema más óptimo del que teníamos antes. Básicamente esto es lo que nos proponen los principios de Lean:

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Se ve claramente el ciclo a través del cual basamos nuestro producto o servicio: iremos mejorando de forma continua el funcionamiento del proceso para ir eliminando los desperdicios en todo el proceso ayudados de puntos de medida.

Es importante quedarse con esta definición de mejora continua que es la que al final va a dotar de sentido todas las herramientas y metodologías más o menos de moda. La mejora continua es, en general, el sistema que nos propone el sistema Lean y su filosofía, además de una serie de herramientas que nos van a ayudar a ello.

Estos principios pueden ser más o menos exactos según tu organización, pero se ajustan a cualquier proyecto que estés llevando debido a que, al final, lo que garantizará nuestro servicio será aquella percepción que tenga nuestro beneficiario o beneficiaria acerca de la experiencia que haya tenido con nosotros y, por supuesto, nuestra calidad.

Más allá de toda filosofía y abstracción acerca del pensamiento Lean, nuestra entidad de impacto social ha de buscar la excelencia con los recursos que tiene, por eso, al afrontar un cambio de paradigma debemos enfocarnos en:

  1. Usar la filosofía a largo plazo. Si lo vemos como una solución inmediata fracasaremos.
  2. Todos los procesos han de tener un flujo continuo de mejora y contar con la visión de los beneficiarios quienes nos orientarán en qué será nuestra excelencia.
  3. Fomentar la cultura de la resolución continua: evitaremos la apatía y mejoraremos el servicio.
  4. Colabora con los demás compañeros y hazles partícipes de todo el proceso: la transparencia y el foco se alinean como algo mágico.
  5. Siempre utiliza objetivos medibles, fiables y rigurosos: no dejes que las supersticiones sean quienes orienten tu negocio.

¿Por qué la filosofía Lean es adecuada para una ONG?

Las entidades sin ánimo de lucro que se centran en el beneficiario tenemos una cosa en común: queremos ayudar a nuestros semejantes a través de nuestro trabajo. Este trabajo debería ser excelente porque las personas no nos merecemos menos que lo extraordinario.

La Filosofía Lean nos encamina hacia un objetivo excelente pero basándose en la realidad que tenemos a nuestro alcance. La mejora continua es la forma “natural” de enfrentarse a los problemas: nuestro cerebro está continuamente haciendo ciclos y aprendiendo del entorno para adaptarse. Eso es lo que Lean nos enseña, que para sobrevivir debemos adaptarnos rápidamente.

Por eso es importante saber que, más que en el ámbito privado, una filosofía Lean está centrada en el día a día basándose en los ciclos cortos, en tener feedback de los beneficiarios y beneficiarias a los que se dirige para aumentar la percepción de ayuda y colaborar entre nosotros para llegar a la máxima potencia con los mínimos recursos.

Da igual qué sistema de proyectos estás utilizando, si Marco lógico, Teoría del cambio o ninguno en absoluto: la gestión del proyecto siempre se puede dividir en ciclos y en pruebas con los beneficiarios y beneficiarias; lo mismo que un servicio tecnológico, igual que un sistema de producción de coches como Toyota o una cadena de supermercados.

Es importante ver una metodología como una ayuda, que los que la van a usar perciban esa ayuda y no un conjunto de herramientas a seguir sin sentido o una molestia más: el rigor y la empatía son nuestros aliados, así que siempre recomiendo una formación enfocada al objetivo de entender las ventajas por quienes van a implementarlas.

SI vas a realizar cualquier acción a largo plazo, no puedes determinar si algún sistema o proceso de tu gestión espere hasta el final del proyecto para comprobarlo: lo puedes hacer ahora. Y si has de fallar, falla rápido (fail fast) para que te dé tiempo a reorientar el proyecto.

La filosofía Lean se esconde detrás de muchas herramientas y muchas interpretaciones diferentes. Por ejemplo de ahí salen los tableros Kanban que son de uso en muchos proyectos y que sirve para realizar una aproximación desde abajo hacia un sistema que indudablemente aporta muchas ventajas. La utilización de herramientas tecnológicas a día de hoy nos ayuda también a solventar algunos problemas inherentes como por ejemplo la descentralización geográfica, aunque tengo que confesar que la utilización de un tablero con “post-it” para mí tiene un gran valor pues puedes adaptarlo a tu propia forma de gestionar un proyecto: cada uno es diferente y cada uno requiere de unos esfuerzos diferentes y unas señales de error y bloqueo diferentes.

Una de las visiones que se ha extendido mucho en las disciplinas más orientadas a tecnología es la filosofía Lean Startup. Esta es una visión particular de la filosofía Lean y que se encuentra enfocada al desarrollo de un método para empresas de nueva creación en el que cada uno de sus términos propios: MVP, split-test, pivotar, crear-medir-aprender, están motivados por un ciclo corto en el que el cliente ya opina sobre su producto (o servicio).

Detrás de cada una de estas metodologías ágiles siempre subyace la filosofía Lean, aquella en la que la empresa basa su existencia en un ciclo de mejora continua y validada por los usuarios.

Recuerda: aprende de tus errores, falla rápido si puedes, mide tus procesos, mejora de forma continua y no dejes la validación de un proyecto entero para el final.

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